6 claves para la organización de un evento (Parte II)

Txalapartaris en el acto Buber Sariak

Reflexionando sobre algunas de las claves más importantes a la hora de organizar un evento, las resumimos de la siguiente manera. El organizador de eventos ha de:

1.   Escuchar y dar respuesta a las necesidades del cliente.

¿Le estamos ofreciendo lo que realmente necesita? Nuestra experiencia debe servir para asesorar al cliente a lo largo del proceso, pero tampoco nos sintamos los reyes del mambo. ¡Escuchémosle porque la idea del cliente puede ser muy buena y, en cualquier caso, nos dará claves fundamentales a la hora de decidirnos por un tipo u otro de acto!

2. Transmitir, a través del evento, los mensajes y valores que el cliente desea hacer llegar.

El evento ha de tener unos objetivos muy concretos y ha de responder a esos objetivos, si no  por muchos ‘fuegos artificiales’ que lancemos, el evento no habrá cumplido con su cometido.

3. El evento debe sorprender, ser dinámico y transmitir cercanía-acogida. La sorpresa puede venir de muchas formas:

– Por el formato del evento

– Por el acondicionamiento del lugar

– Por el papel de los anfitriones y de los asistentes

– Por el trato exquisito de la organización a todos ellos

– Por la combinación de todo lo anterior

4.  Debemos conseguir que los asistentes se sientan protagonistas.

 5.  Es muy importante asegurar la tranquilidad del cliente durante el evento. Es el anfitrión y debe disfrutar de ello, el resto queda en manos de la organización técnica.

6.  Todo ello ha de estar unido, que duda cabe, a una gestión eficaz y en los tiempos que corren, a una rentabilización al máximo de los recursos.

¡Ah! Y durante los previos hasta llegar al día D seguro que surgen  complicaciones, imprevistos, problemas más o menos grandes, pero para eso está la empresa organizadora, para reaccionar y facilitar soluciones.

En definitiva, saber hacer-experiencia, implicación, cercanía y capacidad de reacción resultan fundamentales en la organización de cualquier evento.

¿Se os ocurren más claves?

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    • Muy ciertas las reflexiones que haces en el post. Detrás de la organización de cualquier tipo de evento la clave está en escuchar lo que quiere el cliente para poder ofrecerle las opciones que se ajustan a sus necesidades. Saludos.

    • Nerea M

      Soy Nerea, Product Manager España en la empresa alemana iventic. Nos gustaría presentaros el software para la organización, planificación y gestión de eventos de cualquier tipo y tamaño. Ideal para eventos tradicionales pero también para seminarios, reuniones y conferencias. El programa ha sido desarrollado por un equipo con amplia experiencia y perfeccionado gracias a clientes de gran prestigio.
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